Atendimento online enxuto: facilite a vida da sua pequena empresa e do seu cliente

    1024 492 Melina e Raphael

    Quem nunca participou de uma reunião que poderia ter sido um e-mail? As pessoas carregam seus celulares como extensão da mão e computadores estão sempre por perto, no dia a dia. E se você pudesse, até estando na mesma cidade do seu cliente, fazer o atendimento somente online?

    “Atender online pode ser conveniente, rápido, ágil e humano. Para isso, é preciso limitar as opções de contato com foco e um processo bem definido.”

    Dentro do atendimento online ainda existem muitas opções. Por exemplo, o e-mail, videoconferência no Zoom, mensagem no WhastApp, caixa de entrada das redes sociais, chamada via Skype e mais… a tecnologia vem para facilitar a vida da sua pequena empresa, mas ela pode te sobrecarregar mais que ajudar. Afinal, como fazer um atendimento online enxuto e inteligente?

    Nós entregamos projetos de Marcas e ilustração 100% online para clientes que estão na mesma cidade que nós e clientes em diversos lugares do mundo como Brasília, Fortaleza, Munique, Toronto, Maputo, Lisboa e muito mais, desde 2008. A cada ano que passa a gente fica mais certo que o atendimento online tem muitas vantagens, mas é preciso cuidar bem do seu processo.

    Vamos compartilhar as principais vantagens do atendimento online e te dar algumas dicas para tirar o melhor proveito, seja você um prestador de serviço ou alguém que ainda acredita que “nada substitui um café com aperto de mão para fazer bons negócios”.

     

    Vantagem 1 – Conveniência para os dois lados: ganha-ganha!

    Atender bem é fazer o que for melhor tanto pra sua empresa quanto para o seu cliente. Aí sim você tem as melhores parcerias: tipo ganha-ganha! Por isso, as ferramentas online permitem que a gente respeite o tempo das duas partes. Ou seja, trocamos o telefone tocando a qualquer momento ou o WhatsApp apitando loucamente por um atendimento inicial que envolve formulários pré-prontos, por exemplo. Sendo assim, o potencial cliente nos procura no momento que for mais conveniente pra ele. Nós, por outro lado, já podemos priorizar outras atividades e responder a mensagem quando for o melhor momento pra nós. Geralmente levamos, no máximo, 48 horas úteis.

    Sendo assim, esse bate papo inicial acontece de maneira objetiva e suave e com cada lado usando seu melhor momento para responder. Ao responder o que o cliente mandou via e-mail, a gente não perde tempo encontrando um melhor horário de reunião, nem somos interrompidos a todo instante com mensagens apitando. Acreditamos em projetos feitos com atenção e carinho e, por isso, não trabalhamos com urgências. Sendo assim, essa forma de atender, que respeita o tempo dos dois lados, tem tudo a ver com nossos valores.

    O projeto de Marca Apaixonante para a Anama aconteceu online do primeiro contato até a entrega final. Clique na imagem para conhecer o resultado e a experiência do cliente!

    + Leia também – “Como nasce uma identidade visual: conheça nossa metodologia passo a passo”

     

    Vantagem 2 – Informações registradas para consulta

    Essa é nossa vantagem favorita! Ao usar e-mail ou qualquer outro sistema de comunicação online e por escrito, as informações ficam registradas. Quando a gente atendia presencialmente ou pelo telefone, muitas vezes ficava “o dito pelo não dito”. Uma situação super desagradável. Por exemplo, quando o cliente diz “mas aquele dia eu pedi para vocês fazerem tal peça gráfica” e nós não registramos aquele pedido ou não entendemos daquela forma. E aí? Como saber o que de fato aconteceu durante a conversa?

    A solução para seguir atendendo por telefone ou vídeo conferência era, ao acabar uma reunião ou ligação, logo mandar um e-mail com os tópicos conversados. Assim a gente conseguia, com o cliente, uma validação por escrito do que rolou naquele papo. Pensa em uma trabalheira enorme! Eliminamos essa fase demorada e desnecessária deixando tudo registrado de uma vez. Desse jeito, atendendo por escrito e online, qualquer uma das partes pode fazer uma simples busca e lembrar o que foi dito, quando e mais detalhes. Viva a tecnologia!

     

    Vantagem 3 – Escrever traz clareza

    Essa é uma vantagem surpresa que muito nos alegra. No nosso atendimento, é fundamental que os clientes respondam perguntas por escrito. Então, na primeira fase de um projeto de Marca Apaixonante, por exemplo, a gente manda um super questionário dinâmico em formato PDF para ser respondido. É o nosso questionário de Clareza Empreendedora. Nessa hora, algumas pessoas pensam: “puxa, eu prefiro me expressar falando, não sei me explicar escrevendo”. Ahá, taí mais um pulo do gato! Quando escrevemos, somos “obrigados” a organizar nosso pensamento. É crucial que a gente faça um raciocínio que tem sentido e que nosso pensamento se organize minimamente para o entendimento do outro.

    Nesse movimento, algo mágico acontece: quem está escrevendo ganha clareza de ideias! Não aconteceu nem uma nem duas vezes por aqui, e sim muitas. Clientes que respondem ao nosso questionário interativo de Clareza Empreendedora dizem que nunca haviam colocado aquelas ideias no papel antes. Estavam na correria da empresa e não tinham parado para organizar as próprias ideias. Muitas pessoas comentam que só essa fase já fez valer à pena o projeto inteiro, de tanta clareza que trouxe (o nome do questionário não foi pensado à toa)! A gente fica feliz da vida porquê clareza é o que a pessoa precisa para investir em um projeto de marca de forma estratégica e inteligente.

    Escrever traz clareza de ideias, para isso usamos nosso questionário Clareza Empreendedoras com clientes de Marcas Apaixonantes.


    + Leia também – “Quando investir em uma Marca para sua pequena empresa?”

     

    Vantagem 4 – Atendimento online com agilidade

    Se você quer um atendimento ágil e eficiente, sua empresa precisa ter um processo de trabalho bem definido. Ao criar processos para nossa empresa, a gente consegue prever também algumas perguntas repetitivas e comuns entre clientes e pessoas que nos procuram para saber mais sobre o nosso trabalho. Quando respondemos online, podemos agilizar a vida usando modelos de respostas, seja por e-mail ou em redes sociais que permitem a criação de modelos como o Instagram. Taí mais um pulo do gato pra ganhar tempo! Temos modelos pré prontos com dúvidas comuns sobre nossos pacotes de criação, sobre o prazo do projeto, sobre formas de pagamento, etc. Assim, podemos colocar muito mais energia nos casos específicos, dúvidas especiais e onde realmente importa.

    Ou seja, ao invés de repetir tudo de novo toda vez que começa um projeto ou quando recebemos a mesma dúvida, a gente já usa um modelo e complementa para cada cliente com suas particularidades personalizadas. Ganha ganha de novo: evitando repetir a mesma coisa para pessoas diferentes pessoalmente via telefone ou Skype, por exemplo, o cliente recebe nossa resposta bem mais mais rápido.

    É importante ter um processo de atendimento organizado e pensado. Criamos um Curso Online chamado Experiência Apaixonante onde compartilhamos o nosso.

    + Veja também – “Curso Experiência Apaixonante: trabalhe de forma inteligente, organizada e online”

     

    Vantagem 5 – Faça menos com mais foco

    Quando a gente fala em atendimento online enxuto, a ideia é você escolher a dedo as ferramentas que vai usar. Não é nada inteligente usar todas as vias de contato existentes. Você e seu cliente vão ficar exaustos e confusos no maior estilo: manda uma inbox no Facebook para dizer que mandou um e-mail e faz uma chamada no WhatsApp pra confirmar o recebimento das outras mensagens. Fica complicado! Use a tecnologia a seu favor. Nós fazemos um primeiro contato e atendimento virtual através de um formulário super simples de preencher. Assim, de uma forma fácil e rápida, pegamos as informações que precisamos para mandar o orçamento mais adequado para aquele caso. Já pulamos uma etapa de conversa, agilizando a vida.

    Nosso contrato de trabalho após o fechamento da proposta é assinado pelo cliente de forma online com valor jurídico, simples e descomplicado. Também criamos uma página de acompanhamento de projetos, onde o cliente pode acessar a qualquer momento e ver em que pé está sua Marca Apaixonante e quais são os próximos passos. Na página de acompanhamento também está um FAQ detalhadíssimo com diversas dúvidas que essa pessoa pode ter ao longo do processo. Tanta tecnologia disponível para agilizar a vida e focar no que é importante, vamos usar sim, mas com inteligência e moderação. Nesse primeiro de outubro, nosso wallpaper diz “Faça menos com mais foco” para te lembrar desse tópico tão importante! Escolha suas ferramentas a dedo após um mergulho profundo. Clique aqui para baixar o wallpaper de celular e aqui para o computador.

     

    Vantagem 6 – Calor humano pra dar e vender no atendimento online

    “Casal, se vocês atendem online significa que nunca encontram seus clientes ou que não curtem um bom e velho calor humano?” Pelo contrário! Nós levamos nosso atendimento com muito calor humano, poucos termos técnicos e mensagens chatas. É de fato um bate papo onde dá pra se sentir na mesma sala. Sempre com um clima leve, de união e parceria intensa caminhando na mesma direção por uma Marca Apaixonante.

    Durante o projeto, a gente foca a energia em ter o melhor resultado possível! Depois que ficou pronto, temos o maior prazer em realizar um encontro presencial com nossos clientes cheios de troca e bate papos. Fizemos um tour por diversas cidades do Brasil só para dar esses abraços apertados presenciais conversando e entrevistando clientes e nasceu, assim, a nossa Websérie Marcas Apaixonantes. Então, atender online dá agilidade ao projeto com muito calor humano e proximidade. E, depois do sucesso do resultado final, a gente pode muito bem se encontrar pra brindar a felicidade dessa parceria!

    Encontramos vários clientes para bater um papo sobre suas Marcas Apaixonantes! Rolou muito abraço, bate papo e bagunça! Assim nasceu a Websérie onde cada episódio conta uma história – Foto Carol Lá Lach

    + Assista também – “Websérie Marcas Apaixonantes: histórias de empreendedores apaixonados”

    Amamos aproveitar, ao máximo, o ambiente online com muito calor humano. E você? Como faz o atendimento para quem se interessa pelo seu trabalho? E o atendimento de quem já é cliente? Curte a ideia de usar a tecnologia a seu favor de forma enxuta e inteligente? Conte pra nós nos comentários!

    COMO PROPORCIONAR UMA EXPERIÊNCIA APAIXONANTE PARA O SEU CLIENTE?

    Trabalhe de forma inteligente, organizada e online recebendo clientes que valorizam seus serviços criativos e se tornam embaixadores apaixonados pela sua marca. Conheça o nosso Curso Experiência Apaixonante!

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    Melina e Raphael

    Formados, pós graduados e apaixonados por design gráfico. Cariocas que vieram estudar Branding em Portugal e ficaram. Sócios desde 2008, ajudamos centenas de pessoas empreendedoras com grandes sonhos a terem uma Marca Apaixonantes. Curiosos, otimistas e praticantes de dancinhas da felicidade!

    Todas as histórias por: Melina e Raphael

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