A tecnologia existe para facilitar a vida da sua empresa. É muito fácil entrar em um aplicativo e fazer uma chamada de vídeo. Além disso, parece um bom sinal ter as agendas lotadas de compromissos profissionais. Por outro lado, quem nunca participou de uma reunião que poderia ter sido um e-mail?
“Acostumadas com a cultura das reuniões, ficamos surpresas com a concretização de um trabalho de alta qualidade, sem a necessidade de reuniões e negociações exaustivas.”
Nos últimos 15 anos, entregamos projetos de Marcas Apaixonantes sem fazer reuniões ao vivo. Para isso, ajustamos nossa metodologia para um atendimento 100% assíncrono. Isso significa que não é necessário que as pessoas envolvidas no projeto se encontrem ao mesmo tempo em nenhuma etapa do processo.
Mas, não basta eliminar as reuniões, é preciso cuidar bem da metodologia e do processo de trabalho como um todo. Você acredita que nada substitui reuniões ao vivo e olho no olho para fazer bons negócios? Ou gostaria de liberar a sua agenda de tantas reuniões? Nesse artigo, vamos compartilhar as principais vantagens do atendimento online e assíncrono.
Tempo para aprofundar
Para fazer Marcas Apaixonantes, precisamos ter conversas profundas. E conversas profundas demandam tempo. Uma reunião ao vivo pode durar horas, mas quanto tempo, de verdade, as pessoas têm para refletir durante o encontro? Quando estamos ao vivo, as respostas devem ser imediatas. E isso significa que muitas coisas serão faladas de súbito, com a primeira ideia que vier à cabeça. No entanto, as respostas que necessitamos para criar uma Marca Apaixonante devem ser pensadas e aprofundadas.
É por esse motivo, que nosso instrumento principal para obter informações sobre as empresas que atendemos é um questionário interativo por escrito. Cada pergunta foi elaborada e todas são constantemente revisadas por nós. O mesmo acontece em cada etapa do projeto de Marca Apaixonante até mesmo na apresentação do resultado. Não queremos retornos imediatos das primeiras impressões. Precisamos que os clientes analisem cada detalhe e apurem o que foi visto. Em todas as etapas, os clientes levam alguns dias para responder e, com isso, conseguimos as informações que precisamos: pensadas, apuradas e aprofundadas.
O projeto de Marca Apaixonante para a Revoança aconteceu online do primeiro contato até a entrega final. Esse projeto foi escolhido para a 14ª Bienal Brasileira de Design na categoria Identidade & Espírito da Marca. Veja o resultado aqui.
Clareza ao escrever
Atendemos clientes que nos dizem: “Só consigo me expressar falando!”. Essas pessoas pensam que têm todas as informações necessárias sobre seus sonhos e suas marcas na ponta da língua. Por isso, desejam conversar ao vivo ou mesmo enviar áudios. Nós entendemos esse sentimento. Afinal, falar é excelente para começar um fluxo contagiante de pensamentos. No entanto, também acontece das ideias se repetirem. Na fala, pensamentos divagam e se contrapõe. Sabendo disso, convidamos esses clientes para nossa metodologia assíncrona por escrito. Ao aceitar o convite, a magia acontece! Essa mesma pessoa, após passar pelo processo, diz que foi transformador organizar as ideias de forma escrita, pois trouxe clareza. Alguns clientes comentaram que o exercício de responder ao questionário entregou o resultado que valeu pelo projeto inteiro.
Escrever é poderoso para organizar as ideias, editá-las, ordená-las e verificar se estão fazendo sentido. Escrever proporciona revisar e ter certeza da mensagem que gostaria de passar. Na nossa metodologia, o questionário é apenas o primeiro passo. Ainda vamos, juntos, trocar muitas ideias, conectar sonhos e compartilhar uma visão idêntica, olhando na mesma direção. E faremos isso em um formato assíncrono e por escrito.
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Registro valioso
Nós levamos muito a sério cada palavra dita pelos nossos clientes. Sendo assim, tudo que foi falado deve constar nos dados do projeto. Por isso, a reunião ao vivo precisa ser documentada. No passado, nós fazíamos videoconferências e nos esforçávamos para manter tudo registrado. Mesmo assim, algo poderia escapar. E isso gerava conflitos e mal entendidos. A solução para seguir atendendo ao vivo era, ao acabar uma reunião ou ligação, mandar um e-mail com os tópicos conversados. Assim, era possível validar por escrito o que foi falado. Eliminamos essa fase demorada e desnecessária deixando tudo registrado de uma vez. Desse jeito, atendendo por escrito e online, qualquer uma das partes pode fazer uma simples busca por alguma palavra-chave e lembrar o que foi comunicado, quando e em detalhes.

Escrever traz clareza de ideias, para isso usamos nosso questionário Clareza, ele é o briefing que desenvolvemos e aperfeiçoamos desde o nosso primeiro trabalho de marca juntos, em 2006. Foto: Carol Lá Lach
Cada pessoa no seu momento
Para fazer reuniões ao vivo é necessário conciliar agendas de diversas pessoas. Ou seja, é preciso empurrar esse compromisso para cá, acertar esse outro para lá e finalmente surge uma data conveniente para o grupo. Isso acontece em diversos grupos sobre vários assuntos. O resultado são dias repletos de reuniões e agendas que giram em torno delas. Na comunicação assíncrona, todas as pessoas podem responder, perguntar ou trocar informações no seu melhor momento, seja quando for. Dessa forma, o projeto ganha em agilidade e objetividade, além de tempo. E, o mais importante, a qualidade das trocas aumenta e, por consequência, a qualidade do projeto também.
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Confiança e parceria
Algumas pessoas gostam de reuniões para sentir que estão falando com gente de verdade, olho no olho. Sentem, assim, que poderão confiar naqueles profissionais. No entanto, esse encontro ao vivo não garante o profissionalismo e a postura da equipe. O que vai dar a segurança que o projeto precisa são outros elementos, como a existência de um contrato que será firmado, por exemplo. Além disso, utilizamos ferramentas como uma página de acompanhamento acessível a qualquer momento. Nela, constam todas as datas, etapas, informações relevantes e até mesmo um FAQ com perguntas comuns. Assim, toda a equipe envolvida pode consultar dados importante a qualquer hora. A qualidade de um projeto não depende de reuniões presenciais, mas de uma metodologia bem estruturada.
Calor humano sim
Atender de forma assíncrona não significa que nunca encontramos nossos clientes ou que não curtimos o bom e velho calor humano. Pelo contrário! Durante o projeto, gostamos de usar linguagem fácil e manter nossa comunicação como um bate-papo onde dá para se sentir na mesma sala. Tratamos nossos projetos com um clima leve, de união e parceria intensa caminhando na mesma direção por uma Marca Apaixonante. Durante o projeto, nosso foco e energia estão concentrados em criarmos, juntos, o melhor resultado possível!
Temos o maior prazer em realizar encontros presenciais com nossos clientes. Fizemos um tour por diversas cidades do Brasil só para dar esses abraços apertados presenciais conversando e entrevistando clientes e nasceu, assim, a nossa web serie Marcas Apaixonantes. Ou seja, atender de maneira assíncrona dá agilidade ao projeto com muito calor humano e proximidade. E, depois do sucesso do resultado final, a gente pode muito bem nos encontrar para brindar a felicidade dessa parceria e o sucesso dessa Marca Apaixonante!
Encontramos clientes em diversas cidades e rolou muito abraço, bate papo e bagunça! Assim nasceu a Web série onde cada episódio conta uma história – Fotos: Carol Lá Lach
E você? Tem uma agenda cheia de reuniões? Ou acredita que é possível uma comunicação assíncrona? Lembrando que essa é apenas a nossa forma de trabalhar, não é a única e nem a mais correta. Existem outras possibilidades que também podem ser excelentes caminhos. Conta para nós a sua experiência e vamos conversar nos comentários!